Automatisation du traitement des dossiers, gain de temps et d’efficacité, développement de la qualité… Découvrez comment Sophia Formation Conseil a optimisé son organisme de formation en choisissant le bon logiciel.

Le contexte : Un organisme de formation dépassé par son activité

L’activité de Sophia Formation Conseil fonctionne bien. En 2018, son nombre de stagiaires a considérablement augmenté le propulsant à plus de 700 stagiaires pour une équipe de 4 personnes. Mais, utilisant le classique copier/coller et l’envoi de nombreux mails, Sophia s’est rapidement vue dépassé sur le suivi des dossiers, des documents manquants et l’accumulation de retard…
L’objectif de Sophia était de trouver un logiciel de gestion de la formation qui :

1. Automatise les dossiers administratifs pour gagner du temps dans les tâches quotidiennes et ainsi garantir des dossiers complets et éviter les multiples étapes de vérification et les erreurs.

2. Respecte une certaine qualité en lien avec les réglementations. En effet, l’OF est certifié par Datadock, Bureau Veritas et ses actions de formation sont certifiées sur le nouveau référentiel Qualiopi. La qualité de ses prestations est une priorité.

La couverture fonctionnelle et l’accompagnement au cœur du projet

Après avoir testé trois solutions, le choix s’est porté sur le logiciel de gestion des organismes de formation Agate. Édité par Axess Education et Formation, Agate a répondu aux besoins de Sophia Formation Conseil notamment sur 3 points :


Une couverture fonctionnelle complète qui permet de gérer l’OF dans son intégralité, ’automatiser certaines tâches, comme les dossiers des participants ou encore la préparation du BPF, et de modifier ses documents directement dans Agate

L’accompagnement complet fournit par Axess en amont : préparation de la base de données, formation et accompagnement des équipes dans le changement.

La possibilité pour l’OF de conserver ses exigences qualité.

« Avec Agate, on revit complètement parce que la solution nous apporte non seulement l’automatisation des documents, mais aussi le suivi. En effet, quand nous allons dans les dossiers des participants, on voit s’il y a la convention, la convocation, on peut même faire les relances. Les dossiers que j’archive sont complets, il ne manque rien. »

Géraldine FRANCOIS
Directrice Générale Sophia Formation Conseil

Aujourd’hui, Géraldine FRANCOIS, Directrice Générale de Sophia Formation Conseil, constate qu’avec Agate, son organisme de formation a gagné en efficacité et perd beaucoup moins de temps dans la réalisation de ses tâches. Chaque collaborateur travaille sur un type de dossier et s’en occupe de A à Z, de l’ouverture du dossier jusqu’à la facturation. Les dossiers sont toujours complets et c’est beaucoup plus simple à suivre pour l’OF qui voit parfaitement où il en est.

« Agate nous a vraiment changé la vie. Ce logiciel nous a permis de revoir toute l’organisation de Sophia pour plus d’efficacité. Parce qu’avant, je ne pouvais pas. De plus, l’assistance dans la gestion quotidienne est très réactive et efficace. Cela permet de résoudre les problèmes rapidement.»

Depuis le lancement d’Agate en avril 2019, Sophia Formation Conseil c’est plus de 500 personnes formées et 300000 euros de CA.

« C’est un super outil. Agate a été très bien conçu, dans les moindres détails, et il est parfaitement adapté pour les organismes de formation. Agate répond à 100% à nos besoins. »



Sophia Formation Conseil

Sophia Formation Conseil est un organisme de formation qui propose des formations métiers spécifiques pour la finance, l’assurance et le management.

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