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L’institut libre Marie Haps est une des implantations de la Haute Ecole Léonard de Vinci, acteur incontournable de l’enseignement supérieur à Bruxelles. Parmi un panel de près de 40 formations organisées en Haute Ecole, Marie Haps organise les formations suivantes : bachelier en audiologie, bachelier en logopédie-orthophonie, bachelier assistant en psychologie, bachelier en psychomotricité. Ces formations de plein exercice concernent près de 1500 étudiants.

En parallèle à ces activités, l’institut organise :
– des cours de langues à horaires décalés, pour quelques 2800 étudiants et 200 enseignants à l’année.
– des formations continues s’adressant aux diplômés et professionnels dans les domaines de la formation de base proposée (audiologie, logopédie-orthophonie, psychologie et psychomotricité).

En constante évolution depuis sa création, l’institut a la volonté de développer davantage ses formations.

Les limites d’un outil de gestion interne pour un centre comme l’Institut Marie Haps.

Depuis plusieurs années l’Institut Marie Haps utilisait pour la gestion de ses formations un outil développé en interne. L’évolution de ce dernier demandait un investissement de temps et financier considérable. Le besoin d’un outil web accessible également par les formateurs et stagiaires devenait un réel besoin.

L’ambition de l’Institut en termes de développement et d’évolution ne correspondait plus à l’outil mis en place quelques années auparavant.

Vers une gestion multi-centres de l’institut

L’institut fait le choix en 2014 de faire appel à un prestataire extérieur pour remplacer son outil de gestion développé en interne. Son étude de marché lui permet de détecter trois solutions sur le marché Français en adéquation avec ses besoins.

Après analyse des différentes offres, l’Institut Marie Haps choisit le logiciel métier AGATE.
Pourquoi ce choix ?

D’abord la fonction multi-centres d’Agate a séduit l’Institut. Elle permet en effet de gérer plusieurs organismes dans un même outil malgré des horaires et des thématiques différentes.

Ce qui a convaincu dans un deuxième temps l’Institut c’est le portail web d’Agate. Il optimise la gestion des formateurs et stagiaires.
– Les formateurs accèdent au planning des sessions, gèrent les présences, visualisent des notes…
– Les stagiaires consultent le catalogue de formation en ligne, s’inscrivent aux sessions et accèdent aux documents émis par le centre de formation…

Enfin, le mode hébergé de la solution, qui rend la solution plus souple et évolutive, permet à l’Institut d’externaliser complètement la gestion des données et de la solution. Plus mobile et flexible, le logiciel métier s’adapte à toutes les utilisations et libère l’organisme de ses contraintes opérationnelles et techniques.

Un projet global qui rassemble toutes les fonctionnalités nécessaires à l’ILMH

Le projet a été mis en place en septembre 2015 pour le début de l’année scolaire. Agate assure la gestion complète de tout type de centres de formations : centres de formation continue ou initiale, universités d’entreprises ou encore centres de formation à distance… Agate rassemble un ensemble de fonctionnalités nécessaires à la gestion des centres de formation :
– Gestion commerciale et relation client
– Gestion pédagogique et planning
– Gestion administrative et documentaire
– Gestion et analyse financière
– Gestion des ressources et événements

Quels avantages apporte la solution Agate à l’institut ?
 Un gain de temps dans la gestion des formations.
Une meilleure communication entre les différents acteurs grâce au portail web dédié aux stagiaires et formateurs.
 La gestion des deux centres de formation grâce à la configuration multi-centres.
Une solution évolutive qui s’adapte au fur et à mesure que le centre de formation évolue.

La réussite du projet réside dans le fait que l’équipe d’Axess Solutions Formation a su être à l’écoute de l’institut. Malgré certaines difficultés rencontrées lors de la mise en place du portail, l’équipe technique ainsi que les chefs de projets d’Axess Solutions Formation se sont montrés réactifs.

A l’avenir, l’institut Marie Haps souhaiterait développer la solution Agate pour un troisième centre de formation au sein de la Haute Ecole Vinci. Un module d’e-learning pour le portail web formateurs et élèves pourrait également être envisagé.

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