Comment passer efficacement d’une gestion sur Excel à une solution de gestion des centres de formation ? KYNEOS vous répond !

Excel, un tableur qui s’incline face aux stagiaires

KYNEOS, centre de formation spécialisé en esthétique et coiffure en région Auvergne Rhône-Alpes, dispense chaque année des formations continues et de perfectionnement auprès de centaines de stagiaires.

A ses débuts en 2008, afin de gérer son processus de formation, ses stagiaires ou encore ses formateurs, le centre de formation utilisait principalement Excel. Ce type d’outil bureautique, souple et facile d’emploi, était alors bien adapté à la taille de la structure ainsi qu’au nombre de stagiaires. Il représentait également de nombreux avantages pour le centre : rapidité de mise en place, fonctions basiques accessibles à tous…

Cependant, Excel a montré ses limites au fil des années. En effet, KYNEOS s’est développé progressivement en proposant notamment de nouvelles formations. Ce développement a engendré une augmentation du nombre stagiaires et de formateurs dont la gestion n’était plus possible à partir d’un simple tableur.

Avec Excel, le centre de formation n’a pas de vision globale de son activité et de son évolution. Un outil unique et plus complet serait davantage adapté à l’évolution de l’organisme.

Enfin, le nombre de collaborateurs augmentant également, un outil commun et permettant une meilleure collaboration devenait nécessaire pour KYNEOS.

AGATE, une solution complète et unique pour la gestion des formations

C’est dans ce sens qu’en 2013 KYNEOS a décidé de se tourner vers un logiciel de gestion des centres de formation.

Après avoir assister à des démonstrations de plusieurs solutions, l’organisme a choisi de faire appel aux services d’Axess Solutions Formation, éditeur et intégrateur de la solution AGATE dédiée à la gestion globale d’un centre de formation.

Solution complète et unique, AGATE a su séduire le centre de formation ! Chaque besoin et attente de KYNEOS sont pris en compte par les équipes Axess Solutions Formation pour répondre aux mieux à la demande du client.

AGATE permet à KYNEOS de gérer l’ensemble des étapes de son processus de formation pour un fonctionnement optimal au quotidien : prospection, suivi commercial, gestion administrative et documentaire, gestion de ses plannings et de son bilan comptable…

AGATE permet également à KYNEOS de disposer d’une base de données commune et donc d’une solution unique pour l’ensemble des acteurs de la formation. Le centre n’a plus besoin d’utiliser de multiples tableurs pour sa gestion quotidienne.

Enfin, AGATE est en mesure de répondre aux évolutions du centre de formation qui comptait 1 750 stagiaires en 2017 et ainsi de faire face aux limites rencontrées avec Excel. Avec la solution AGATE, KYNEOS :
– Gère les inscriptions aux formations
– Suit le parcours des stagiaires et échange avec eux simplement
– Assure un suivi administratif de l’ensemble des participants aux formations
– Gère la prise en charge financière…

« AGATE est une solution simple d’utilisation. Elle nous permet de gagner du temps au quotidien dans la gestion de la formation ». Jessica LOPES – KYNEOS

Créé en 2008, KYNEOS est un centre de formation continue et de perfectionnement à destination des professionnels de l’esthétique et de la coiffure en Région Auvergne Rhône-Alpes. L’organisme dispense des formations du type : colorations, coiffures, maquillage, épilation… En 2017, KYNEOS comptait 1750 stagiaires.

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