Feuille d’émargement dématérialisée, pourquoi vous faites le bon choix ?

mai 2019
Céline DARONNAT
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La feuille d’émargement ou attestation d’assiduité des apprenants reste LE justificatif obligatoire dans le cadre de la formation. Souvent resté sous forme de papier par habitude, ce document tend à s’alléger grâce à sa dématérialisation.

La dématérialisation dans les entreprises et les organismes de formation

La transformation digitale des entreprises n'est plus un secret pour personne. Bon nombre de secteurs ont entamé cette transition et c'est le cas notamment des organismes de formation. Parmi les différents procédés de la digitalisation, il y a la dématérialisation.

Il s'agit d'un procédé qui permet d'automatiser et de gérer de manière entièrement numérique les processus métiers mais aussi l'ensemble de des documents d'une entreprise : factures fournisseurs, factures clients, courriers entrants et sortants, notes de frais, contrats, bons de commande, dossiers clients... Au sein même d'un projet de dématérialisation, différentes technologies peuvent être utilisées comme la GED (gestion électronique de documents), les workflow, l'archivage numérique ou encore la signature électronique.

Comment ça marche pour les feuilles d'émargement ?

Grâce à la dématérialisation, les feuilles d’émargement sont numérisées supprimant ainsi le papier. Que la formation se déroule à distance ou en présentiel, le participant attestera de sa présence en effectuant une signature directement sur sa tablette ou son smartphone. Les OF n'ont plus besoin d'imprimer les feuilles de présence, une simple connexion internet suffit pour attester de la présence ou non d'un apprenant. Les signatures sont ensuite centralisées dans une base de données unique et le formateur peut suivre en direct l’état des présences. Une fois la formation réalisée, les signatures sont archivées, vous permettant de les utiliser comme justificatif en cas de besoin.

Et côté réglementation, quelles sont les obligations ?

Même en version digitale, un tel document doit respecter des conditions pour confirmer sa validité. Le dispositif de dématérialisation doit :

  • Établir l’identité du signataire
  • Assurer l’intégrité de la signature
  • Garantir l’authenticité de la signature électronique

Toujours dans un objectif de sécurisation des données, l'application du RGPD doit également être prise en compte par le logiciel de dématérialisation afin de protéger les données des apprenants.

Les avantages de la digitalisation pour vos feuilles de présence et signatures

La gestion et le traitement des feuilles d’émargement au format papier est une tâche très chronophage qui prend du temps et qui occasionne un certain coût. En choisissant de dématérialiser cette étape, vous économisez significativement sur vos coûts de traitement, de la création de la fiche d'émargement à l'archivage de celle-ci. Ce procédé permet de simplifier et surtout d’optimiser toutes les étapes de gestion et de traitement des feuilles d’émargement. La dématérialisation est un gage de qualité et d’optimisation de vos processus : suivi des dossiers, gestion administrative, facturation…

Une solution de dématérialisation de vos feuilles d'émargement permet aussi à votre organisme de formation ainsi qu'à vos apprenants de gagner du temps. La dématérialisation réduit le temps de gestion de l'assiduité des apprenants de 80% quand la solution est adaptée à vos besoins.

Autre élément positif de la dématérialisation, la traçabilité. Les informations sur les présences de vos apprenants sont centralisées en un point unique. Ce qui évite les fraudes et les pertes. Cela permet aussi de récupérer plus facilement et rapidement les financements des OPCO (opérateurs de compétences) et des organismes financeurs.

Enfin, l'émargement en ligne, du fait de l'abandon du papier, a un réel impact écologique sur la planète.

Comment Axess vous accompagne dans le digital ?

De nombreuses entreprises proposent des services de dématérialisation des feuilles d’émargement. Lors de la mise en place de votre solution, il faudra vous assurer que votre fournisseur respecte bien toutes les obligations légales en termes de sécurité et de financement. La solution proposée doit aussi être facile d'utilisation et correspondre aux besoins de votre OF.

Axess se positionne comme un acteur majeur du monde de la formation en proposant aux organismes une offre complète pour les accompagner dans leur développement digital. Il s'agit d'une offre en ligne que nous avons conçue avec vous et pour vous : plus moderne, plus intuitive, plus complète et surtout parfaitement adaptée à l'environnement de votre centre de formation. Nous travaillons en partenariat avec SoWeSign afin de proposer aux organismes un connecteur permettant de gérer simplement vos feuilles d’émargement depuis notre offre logicielle. La solution SoWeSign est ce qu'on appelle un « Tiers de Confiance ». Elle est garante des bonnes pratiques nécessaires aux feuilles d’émargement numériques, dans le respect strict du cadre de la loi française et des réglementations administratives concernant l’obligation d’émargement.
 

Céline DARONNAT
Céline DARONNAT
Chargée de Communication et Marketing

En tant que Chargée de Communication et Marketing, Céline accompagne le Pôle Cloud Computing d’Axess dans le développement de ses activités.